Бухгалтерия для оптовой компании и импортёра в Казахстане

Что значит «учёт под контролем» для владельца опта

Для владельца оптовой компании учёт под контролем означает, что в любой месяц он получает пять цифр, которым можно верить. Не проводки и не оборотно-сальдовую ведомость, а то, на основании чего принимаются решения о закупке, цене и кредитной линии.

Если хотя бы одна строка собирается «по памяти» или раз в год, остальные тоже теряют точность. Маржа без правильной себестоимости ничего не говорит, а НДС без сверки с ЭСФ превращается в оценку.

Себестоимость партии: где ошибаются чаще всего

Себестоимость оптовой партии складывается из цены поставщика, доставки, таможенных платежей (кроме НДС, если он идёт в зачёт), услуг брокера и курсовой разницы. Ошибка в любом из слагаемых даёт неверную маржу, а на общем режиме и неверный КПН.

Типичная ситуация. Компания ввозит бытовую технику из Китая. Товар пришёл 5-го числа, к 20-му половина партии продана. Счёт перевозчика и документы брокера пришли в конце месяца, и к этому моменту продажи уже прошли по себестоимости «без доставки». Маржа в отчёте завышена, а в следующем месяце остаток партии внезапно выглядит убыточным.

Вторая частая причина расхождений: валюта. Предоплату поставщику отправили по одному курсу, товар оприходовали по другому, остаток долга пересчитывается на конец месяца. Если курсовые разницы не закрываются ежемесячно, к концу года себестоимость и прибыль расходятся с реальностью на суммы, которые уже трудно объяснить.

Правило, которое снимает обе проблемы: партия «собирается» до того, как по ней считают маржу. Товар пришёл, к нему привязаны инвойс, декларация на товары или заявление о ввозе, счёт перевозчика, документы брокера. Только после этого цифра маржи попадает к собственнику.

Остатки, ЭСФ и виртуальный склад

В 2026 году ИС ЭСФ продолжает работать, и в опте она связывает товар с налогами. С 1 января действует новый перечень товаров, по которым счета-фактуры выписываются только через модуль «Виртуальный склад» (приказ Минфина № 661 от 31.10.2025), и новые правила выписки ЭСФ (приказ № 629). Для части импортных товаров дополнительно действуют правила прослеживаемости.

Практический смысл простой: остаток на виртуальном складе должен совпадать с остатком в 1С. Если по учёту у вас 100 холодильников, а на виртуальном складе 80, ЭСФ на всю отгрузку система не даст выписать, и сделка с покупателем зависает. Если наоборот, у налоговой появляется вопрос, куда делся товар.

Расхождения обычно возникают из-за трёх вещей:

• Пересорт. На складе отгрузили одну модель вместо другой, в документах осталась первая.
• Списание без документов. Брак и бой убрали со склада, акт списания не оформили, в ИС ЭСФ товар продолжает числиться.
• Возвраты. Покупатель вернул часть партии, корректировочный ЭСФ не выписан.

Поэтому сверку 1С и виртуального склада имеет смысл делать при закрытии каждого месяца, вместе со сверкой выписанных и полученных ЭСФ. Расхождение за один месяц разбирается быстро. Разобрать его за год означает восстанавливать учёт по каждой позиции, и это уже отдельная работа, о которой в статье про восстановление бухгалтерского учёта.

НДС в опте: импорт, зачёт и выбор режима

В опте НДС влияет на экономику сильнее, чем в услугах, потому что большая часть выручки тут же уходит поставщику. Импортный НДС (16%) платят все импортёры: при ввозе из ЕАЭС по заявлению 328.00 до 20 числа следующего месяца, из третьих стран на таможне. Подробно о порядке и о том, как подтвердить экспорт по ставке 0%, в статье про НДС при импорте и экспорте.

Режим для опта выбирают по расчёту на цифрах конкретной компании. Три аргумента, которые обычно перевешивают в пользу общего режима:

• Налог с оборота при узкой марже. На упрощёнке 4% (базовая ставка, маслихат может менять её в пределах ±50%) платится с выручки. При валовой марже 15% это больше четверти валовой прибыли. КПН 20% на общем режиме считается с прибыли после расходов.
• Импортный НДС без зачёта. Компании на упрощёнке на учёт по НДС не встают, и НДС на ввоз ложится в себестоимость целиком.
• Покупатели на общем режиме. По действующей редакции Налогового кодекса покупатель на общем режиме не относит на вычеты по КПН товары, купленные у поставщика на упрощёнке. Оптовику, который продаёт компаниям, это прямо влияет на спрос.

Плюс часть оптовой деятельности (подакцизные товары, ГСМ) на упрощёнке запрещена в принципе. Если вы приближаетесь к порогу НДС или пересматриваете режим, это стоит пересчитать заранее, а не в месяце, когда порог уже пройден.

Валютный контроль внутри товарного учёта

Импортёр, который платит поставщику в валюте, работает в рамках валютного контроля. Контракт свыше 50 000 долларов США в эквиваленте получает в банке учётный номер до первой оплаты или отгрузки, а по каждой предоплате действует срок репатриации: к нему должен прийти товар или вернуться деньги.

В опте эти требования завязаны на товарный учёт. Банк и налоговая видят, что предоплата ушла, и ждут подтверждения ввоза. Если декларация на товары или заявление о ввозе не связаны в учёте с конкретным контрактом, закрыть репатриацию становится сложнее. Как это устроено по шагам, разобрано в статье про валютный контроль для ТОО.

Пять ситуаций из опта, которые повторяются

• Допсоглашение на дополнительную партию. Контракт с поставщиком вырос с 45 000 до 70 000 долларов, учётного номера нет, следующая оплата не проходит.
• Машина на границе без СНТ. Накладную на ввоз из ЕАЭС оформляют, когда товар уже на границе, с неточными кодами ТН ВЭД. Расхождение потом тянется через виртуальный склад и заявление о ввозе.
• Заявление 328.00 позже продажи. Товар из России продан в том же месяце, НДС за ввоз подан с опозданием, зачёт сдвигается.
• Скидки и бонусы от поставщика. Ретробонус за объём пришёл в конце квартала, себестоимость проданного товара не скорректирована.
• Склад у партнёра. Товар хранится на чужом складе по договору хранения, в 1С он «на складе», на виртуальном складе у другой компании. Без договора и документов это выглядит как реализация.

Каждая из этих ситуаций решается за день, если её видно в течение месяца.

Как устроен контур на сопровождении

У оптовой компании одна операция отражается в нескольких местах: контракт и учётный номер в банке, СНТ, виртуальный склад, ЭСФ, 1С, заявление 328.00 или декларация на товары. Когда их ведут менеджер по ВЭД, кладовщик и бухгалтер по отдельности, расхождения неизбежны. На сопровождении в Hive эти участки складываются в один контур, а какие из них забираем мы, обсуждаем на старте и фиксируем в договоре.

Подписывается контракт: проверяем сумму и сроки, оформляем учётный номер. Товар в пути: СНТ готова заранее, с правильными кодами. Товар пришёл: партия собрана, себестоимость посчитана, остаток на виртуальном складе совпадает с 1С. Товар продан: ЭСФ выписан, НДС к зачёту подтверждён, маржа по партии в отчёте собственника.

Мы работаем с оптовыми компаниями и импортёрами, у которых реальный товарный поток: склад, поставщики, покупатели-компании. Собственник в этой схеме разговаривает с поставщиками и клиентами, а сверки, сроки 328.00 и письма банку проходят мимо него.

Короткие ответы на частые вопросы