Восстановление бухгалтерского учёта: как проходит и сколько занимает

Как понять, что учёт нужно восстанавливать

Запущенная бухгалтерия редко выглядит как пожар. Декларации сданы, налоги уплачены, но цифры в базе живут отдельно от того, что происходит в компании. Проверить это можно за полчаса, не будучи бухгалтером.

• Остаток по банку в 1С не совпадает с выпиской на ту же дату. Даже разница в несколько тысяч тенге значит, что часть операций не разнесена или разнесена дважды.
• В базе минусовые остатки товара или денег в кассе. В жизни так не бывает, в учёте бывает, когда поступления не оприходованы.
• Долги контрагентов «висят» годами. Авансы поставщикам без закрывающих актов, дебиторка, которую никто не помнит.
• Входящие ЭСФ в системе есть, а в базе их нет. Или наоборот.
• Был период без бухгалтера или передача дел свелась к паролю от программы.
• Банк, инвестор или покупатель доли попросили баланс, и его пришлось «собирать» неделю.

Одного-двух пунктов достаточно, чтобы понимать: отчёты построены на цифрах, которые никто не сверял. Это не приговор, а задача с понятным порядком решения.

Зачем восстанавливать, если налоговая вопросов не задаёт

Учёт восстанавливают под конкретную цель, и от неё зависит глубина работ. Восстанавливать «всё за пять лет» без цели обычно не нужно.

Типичные поводы: смена бухгалтера или переход на аутсорс, когда новая команда не может отвечать за чужое наследство; кредит, лизинг или тендер, где нужна сходящаяся финансовая отчётность; вход партнёра или продажа доли; подход к порогу НДС или смена режима, когда нужна точная база на дату перехода; ликвидация компании. Если ни одного повода нет, но признаки из списка выше есть, разумный минимум: диагностика, чтобы увидеть масштаб.

Из каких этапов состоит работа

Восстановление идёт сверху вниз: сначала картина целиком, потом деньги, потом документы, потом исправления. В таком порядке ни одна цифра не правится дважды.

1. Диагностика

Смотрим, что есть на самом деле: какая программа и база, до какого месяца закрыты периоды, какие декларации сданы и в каком статусе, что числится на лицевом счёте в кабинете налогоплательщика, какие документы физически есть у компании. Результат этапа: короткое письменное заключение. Какие периоды затронуты, где основные расхождения, что придётся исправлять, а что можно оставить как есть.

Часто выясняется, что восстанавливать нужно не всё. Три года могут быть в порядке, а проблемы начинаются с конкретного месяца, когда сменился бухгалтер.

2. Сверка с банком

Каждая операция по каждому счёту сверяется с базой: поступления, платежи, комиссии, конвертации. Это самая механическая часть, но на ней держится остальное. Пока деньги в учёте не совпадают с выписками, любые другие цифры под вопросом.

3. Сверка с налоговой и контрагентами

Начисления в базе сверяются с лицевым счётом в кабинете налогоплательщика, документы в учёте сверяются с ИС ЭСФ и, если есть товары, с СНТ. С ключевыми поставщиками и покупателями подписываются акты сверки взаиморасчётов.

4. Первичка

Недостающие договоры, акты и накладные запрашиваются у контрагентов. Часть данных восстанавливается из ЭСФ, СНТ и банковских назначений платежей. То, что подтвердить нельзя, фиксируется отдельным списком: такие расходы, скорее всего, не удастся учесть при расчёте налогов, и собственник знает об этом заранее.

5. Корректировки и дополнительные декларации

Когда база сходится, видно, где сданные декларации расходятся с фактом. По этим периодам готовятся дополнительные декларации. Решение, что и когда подавать, принимает собственник: ему показывают расчёт по каждому периоду, а не ставят перед фактом.

Итог по налогу заранее неизвестен. Иногда после восстановления налог растёт, иногда уменьшается: находятся неучтённые расходы или НДС, который можно было взять в зачёт. Глубина работ для налоговых целей обычно ограничена сроком исковой давности: по общему правилу это 3 года, а для крупного бизнеса и недропользователей — 5 лет.

Что обычно находится при восстановлении

Каждая компания запускает учёт по-своему, но находки повторяются. Ни одна из них сама по себе не катастрофа, однако каждая влияет на цифры, которые компания показывает налоговой, банку и себе.

Авансы без закрытия. Поставщику заплатили предоплату, услугу получили, а акт не оприходовали. В учёте висит аванс, расход не учтён, налог за год посчитан с завышенной базы.

Деньги учредителя без оформления. Учредитель вносил деньги на счёт или забирал их, а в учёте это прошло как «прочее поступление» или незакрытый подотчёт. Такие суммы переоформляют в займ, взнос в капитал или дивиденды, с правильными документами.

НДС, не взятый в зачёт. Входящие ЭСФ есть в системе, но не отражены в декларации 300.00. Компания платила больше, чем должна была.

Зарплатные расхождения. Начисления в базе есть, а пенсионные взносы, соцотчисления или ОСМС за отдельные месяцы ушли не в той сумме.

Склад отдельно от реальности. Продажи идут, поступления не разносятся, остатки уходят в минус. Восстанавливается по накладным, СНТ и инвентаризации.

От чего зависят срок и цена

Назвать стоимость восстановления без диагностики нельзя: две компании с одинаковым оборотом могут отличаться по объёму работ в разы. Зато можно сказать, что на неё влияет.

Ориентир по срокам: компания без склада с одним-двумя проблемными кварталами укладывается в недели. Несколько лет с товарным учётом и импортом занимают месяцы, и заметная часть этого времени уходит на ожидание документов от контрагентов, а не на работу бухгалтеров.

Что от вас понадобится

Участие собственника в восстановлении небольшое, но без него не обойтись. Нужно выдать доступы к базе, кабинету налогоплательщика, ИС ЭСФ и банку в режиме просмотра; передать документы, которые есть в компании; ответить на вопросы по операциям, которые по выписке не понять («что это за перевод физлицу 14 марта?»); согласовать решения по корректировкам.

Удобнее всего, когда вопросы собираются пачкой, раз в неделю или реже, а не приходят звонками каждый день: такой ритм обсуждают на старте. Всё остальное, от писем контрагентам до подготовки дополнительных деклараций, делает команда.

Что дальше: вести так, чтобы не восстанавливать снова

Восстановление окупается, только если после него учёт ведётся иначе. Иначе через год база снова разойдётся с выпиской, и работу придётся повторять.

Поэтому после восстановления логичный следующий шаг: регулярное сопровождение по регламенту. Месяц закрывается к понятной дате, банк и ЭСФ сверяются ежемесячно, и расхождение видно в том же месяце, а не через два года. Как устроено такое сопровождение и что в нём остаётся за собственником, разобрано в статье как передать бухгалтерию на аутсорс без потери контроля.

Есть и практический плюс. Команда, которая восстанавливала учёт, уже знает историю компании: особые условия договоров, старые переплаты, логику прежнего бухгалтера. Ей не нужно разбираться заново.

Бухгалтерский аутсорсинг в Hive рассчитан на компании, у которых реальная операционная деятельность: сотрудники, контрагенты, НДС, часто ВЭД. Ориентир по масштабу: от 10 млн ₸ оборота в месяц. С 2006 года, офисы в Астане и Алматы. Если задача только сдать нулевую декларацию за давно не работающую компанию, это другая история, и для неё восстановление в полном объёме не нужно.

Короткие ответы на частые вопросы