Зачем нужен аутсорсинг бухгалтерии: что перестаёт быть вашей головной болью

Пятница, 18:40: звонок про ЭСФ

Больше всего учёт мешает собственнику в мелочах, которые случаются не вовремя. ЭСФ (электронный счёт-фактура, который покупатель-плательщик НДС ждёт, чтобы взять налог в зачёт) — классический пример.

Как бывает. Пятница, вы уже за рулём. Звонит бухгалтер: крупный клиент не видит счёт-фактуру за прошлый месяц, а ЭЦП компании лежит у директора, который в командировке. Вы пересылаете сообщения, ищете, у кого доступ, в итоге выходные начинаются с переписки.

Как становится. Ваш менеджер по продажам пересылает вопрос клиента команде сопровождения. Специалист проверяет, выписан ли ЭСФ, находит причину, исправляет и подтверждает менеджеру. Вы видите эту историю в понедельник одной строкой в отчёте, если вообще видите.

Разница здесь в маршруте вопроса. Доступы, ЭЦП и порядок действий заранее разложены так, что вопрос не ищет вас.

Зарплата, когда бухгалтер в отпуске

Зарплата — участок, где задержка на день заметна всем сотрудникам. Именно поэтому она чаще всего ломается в отпуск единственного бухгалтера.

Как бывает. Бухгалтер уехал на две недели в августе. Перед отъездом он оставил «всё готово, только нажать». Пятого числа выясняется, что у одного сотрудника больничный, у другого премия, и пересчитать некому. Вы сидите вечером с табелем и пытаетесь вспомнить пароль от 1С.

Как становится. Расчёт зарплаты и налогов с ФОТ ведёт команда, где за участком закреплён человек и есть кто его подменит. Отпуск конкретного специалиста для вас не событие. Вы получаете ведомость на подпись в обычный день.

Банк просит пояснить платёж

Для компаний с ВЭД запрос банка о назначении платежа или о документах по контракту — регулярная история. Сам по себе он не страшный, но требует быстро собрать договор, инвойс и иногда пояснение по сделке.

Как бывает. Менеджер банка звонит директору, директор пересылает вам скрин, вы ищете договор в почте и пишете поставщику за инвойсом. Платёж висит, поставщик спрашивает, когда будут деньги.

Как становится. Запрос уходит тем, кто ведёт ваш учёт и знает этот контракт. Документы у них уже есть, потому что договор проходил через учёт при подписании. Ответ банку готовится в тот же день, вам остаётся подписать. Как устроены требования к валютным контрактам, мы разбирали в статье о валютном контроле для ТОО.

Уведомление в кабинете налогоплательщика

Уведомление по результатам камерального контроля — это автоматическая сверка данных налоговой, а не проверка и не наказание. На него нужно ответить в установленный срок: пояснением, документами или уточнённой отчётностью.

Как бывает. Вы случайно видите уведомление сами или узнаёте о нём от бухгалтера с фразой «тут из налоговой что-то пришло». Дальше несколько дней вопросов: что это, срочно ли, кто будет отвечать.

Как становится. Кабинет налогоплательщика отслеживают те, кто ведёт учёт. Уведомление разбирают, готовят ответ, при необходимости уточняют декларацию. Вы получаете сообщение в формате «пришло уведомление по такой-то форме, причина такая, ответили, вопрос закрыт». Подробно о том, как устроен этот разбор, в статье что делать, если пришло уведомление от налоговой.

«Сколько мы заработали в квартале?»

Это вопрос, ради которого собственник вообще держит учёт. И часто тот, на который сложнее всего получить ответ.

Как бывает. Вы просите цифры, получаете оборотно-сальдовую ведомость в Excel на сорок строк. Чтобы понять, сколько осталось после налогов и можно ли распределить прибыль, нужно ещё два созвона.

Как становится. Раз в месяц приходит короткая сводка: выручка, крупные расходы, налоги к оплате, остатки на счетах, вопросы на ваше решение. Если вы планируете выплату дивидендов, вам заранее говорят, какую сумму и когда удобнее распределить.

Бухгалтер увольняется

Уход единственного бухгалтера — тот момент, когда собственник впервые видит, сколько всего было в одной голове. Пароли, договорённости с банком, особенности учёта по конкретному поставщику.

Как бывает. Две недели отработки, «всё передам». В передаче папка с файлами без описи, а через месяц выясняется, что одна форма за прошлый квартал так и не ушла. Параллельно идут собеседования.

Как становится. Знания о вашей компании хранятся в системе и у нескольких людей, а не у одного. Если в команде сопровождения кто-то меняется, участок переходит внутри без вашего участия. Если вы сейчас в ситуации ухода бухгалтера, начните со статьи как передать учёт без провалов.

Сроки отчётности

Форма 910 раз в полугодие, 200 и 300 каждый квартал, годовая по КПН, статистика. Сроки известны заранее, но держать их в голове вместе со всеми остальными делами неудобно.

Как бывает. Вы ставите напоминания в телефоне «спросить про 200-ю» и раз в квартал пишете бухгалтеру «всё сдали?».

Как становится. Календарь отчётности ведёт команда. Вы получаете подтверждение о сданных формах и суммы к оплате. Даты сдачи вам знать не нужно.

Все ситуации в одной таблице

Что остаётся на вас

Аутсорс снимает с собственника операционку, но не всё. В компании остаются решения о бизнесе, подпись платежей и ключевых документов, своевременная передача первички. Обычно за документы внутри отвечает один человек, и с ним договариваются о простом ритме передачи.

Ещё один момент касается доверия на старте. Первые два-три месяца вы, скорее всего, будете проверять больше, чем нужно. Это нормально. Как выстроить передачу так, чтобы контроль сохранился, описано в статье о передаче бухгалтерии на аутсорс.

Кому это не нужно

Если вы ИП на упрощёнке без сотрудников и с небольшим оборотом, большинства ситуаций из этой статьи у вас просто нет. Вам подойдёт бухгалтер на разовые задачи.

Описанная разница ощущается в бизнесе от 10 млн ₸ оборота в месяц, с сотрудниками, договорами, ВЭД или НДС. Там, где учёт уже живёт своей жизнью и регулярно её с вами делит. Hive ведёт такие компании с 2006 года: бухгалтерия и юридическое сопровождение, офисы в Астане и Алматы.

Короткие ответы на частые вопросы