Как сменить бухгалтера в ТОО и передать учёт без провалов

Первые два дня: что сделать сразу

Если бухгалтер предупредил об уходе за две недели, этого достаточно для спокойной передачи. Если уход внезапный, начните с трёх действий, на них уйдёт пара часов.

• Посмотрите ближайшие сроки. Какие декларации и платежи предстоят в ближайшие 30–45 дней. Например, на момент публикации ближайшая квартальная отчётность: формы 200.00 (ИПН и соцналог) и 300.00 (НДС) за III квартал, срок подачи не позднее 15 ноября. Плюс ежемесячные платежи с зарплаты.
• Зафиксируйте базу. Где она лежит: на компьютере в офисе, на сервере, в облаке. Сделайте резервную копию и смените пароль администратора.
• Составьте список доступов, оформленных на бухгалтера. Права в кабинете налогоплательщика, роль в ИС ЭСФ, роль в интернет-банке, доступ к enbek.kz. Пока человек работает, права нужны для передачи дел. В день ухода их нужно отозвать.

Чек-лист: что забрать у уходящего бухгалтера

Забрать нужно не только то, что лежит в папках, но и то, что бухгалтер держал в голове. Первое передаётся по описи, второе по разговору.

Базы и программы

• Актуальная копия учётной базы и пароль администратора.
• Логины к облачным сервисам, если учёт или документооборот велись в них.
• Отчёты и обработки, которые бухгалтер делал «под себя»: без них сложно понять его логику.

ЭЦП и доступы

• Отзыв прав бухгалтера в кабинете налогоплательщика, ИС ЭСФ, ИС «Виртуальный склад», на enbek.kz.
• Отключение его роли в интернет-банке.
• Если бухгалтер работал под ключом директора, замена ключей директора. С марта 2025 года использование чужой ЭЦП само по себе наказуемо по ст. 640 КоАП, поэтому новую схему стоит сразу строить на персональных правах.

Первичка и кадры

• Договоры, акты, накладные: оригиналы и сканы, с понятной структурой хранения.
• Кадровые документы: трудовые договоры, приказы, заявления на отпуск, табели.
• Переписка с налоговой: уведомления, ответы, запросы.

Состояние расчётов на дату передачи

• Выгрузка лицевого счёта из кабинета налогоплательщика.
• Остатки по каждому банковскому счёту с выписками.
• Последние акты сверки с ключевыми контрагентами.

Незакрытые сроки и вопросы

• Список деклараций и платежей на ближайшие три месяца.
• Уведомления налоговой, на которые ещё не ответили.
• Всё, что «в работе» и не доделано.

Как говорить с уходящим бухгалтером

Самая полезная передача дел та, в которой уходящий бухгалтер заинтересован помочь. Поэтому разговор о передаче лучше вести как рабочую задачу с понятным объёмом и сроком, а не как проверку.

Договоритесь заранее о трёх вещах. Что именно передаётся: покажите чек-лист выше, пусть бухгалтер дополнит его тем, о чём вы не знаете. Когда: конкретная дата подписания акта, до последнего рабочего дня. Кому: если принимающей стороны ещё нет, назначьте внешнюю команду, чтобы передача шла специалисту, который задаст правильные вопросы.

Если бухгалтер готов, договоритесь, что в первые две-три недели после ухода он ответит на несколько вопросов по телефону или в мессенджере. Обычно это пара коротких разговоров, но они снимают большую часть неясностей. Если отношения сложились так, что разговаривать трудно, это не катастрофа: учёт можно восстановить по выпискам, ЭСФ и данным налоговой, просто это займёт больше времени.

Акт передачи дел

Всё из чек-листа фиксируется в акте приёма-передачи. Он нужен не для бюрократии, а чтобы через три месяца не выяснять, что было передано, а что нет. Подписывают уходящий бухгалтер, руководитель и принимающая сторона.

Последняя строка самая ценная. Попросите бухгалтера спокойно перечислить, что не доделано и о чём он договаривался устно. Разговор займёт полчаса, а без него новый человек будет восстанавливать картину неделями.

Что теряется чаще всего

Базу и пароли обычно передают аккуратно. Теряется то, что нигде не записано: это не чья-то вина, а свойство работы, которая держится на одном человеке.

Особые условия договоров. Отсрочки, бонусы, договорённость с арендодателем о зачёте. В базе этого нет, контрагент в акте сверки покажет одну сумму, а вы будете ждать другую.

Переплаты в бюджет. На лицевом счёте может висеть переплата по одному налогу и недоимка по другому. Прежний бухгалтер собирался их зачесть, новый узнает об этом только после сверки.

Свежие уведомления. На ответ налоговой отводится срок. Если уведомление пришло за неделю до ухода, его легко пропустить в общей суете.

Валютные договоры. Учётные номера контрактов, требования банка по подтверждающим документам, сроки поступления выручки по экспорту. Для компаний с ВЭД это отдельный пункт разговора.

Расчёты с сотрудниками. Неиспользованные отпуска, удержания по исполнительным листам, обещанные компенсации.

Как не пропустить ближайший срок отчётности

Ближайший срок защищается одним документом: календарём на три месяца с формами, датами и ответственным за каждую строку. Его составляет принимающая сторона в первую же неделю, и вы видите его вместе.

Порядок приоритетов при смене простой. Сначала то, что горит по срокам: ближайшие декларации и платежи. Потом проверка состояния: приняты ли все декларации за год, совпадает ли лицевой счёт с базой, сходятся ли банк и ЭСФ. История разбирается после того, как текущие сроки закрыты.

Если смена совпала с концом квартала, удобнее договориться, чтобы уходящий бухгалтер сдал текущую отчётность, а новый принял дела сразу после. Если так не получается, принимающая сторона начинает с ближайшей декларации, а проверку делает параллельно. Если проверка показала заметные расхождения, следующий шаг: частичное восстановление учёта за затронутые периоды.

Вариант: перехватить учёт извне

Пока вы ищете нового штатного бухгалтера, учёт можно передать внешней команде. Она принимает дела по акту, закрывает ближайшие сроки и проводит аудит состояния. После этого у вас есть выбор, и решение принимается на фактах, а не в спешке.

Можно нанять нового человека в штат и передать ему уже проверенный учёт с описанием, что где лежит. Можно оставить учёт на внешней команде. Сравнение по деньгам и нагрузке на собственника есть в статье штатный бухгалтер или аутсорс, а порядок, при котором собственник сохраняет доступы и решения, разобран в статье как передать бухгалтерию на аутсорс без потери контроля.

Разница между вариантами в одном. Штатная схема снова держится на одном человеке, и при его следующем уходе всё повторится. У внешней команды знания о компании хранятся в базе и регламенте, а смена конкретного специалиста внутри команды для вас не событие.

В таких ситуациях разумно начинать с приёмки учёта и аудита: что передано, что сходится, что нет. Дальше либо сразу сопровождение, либо сначала исправление найденного. Hive работает с 2006 года, офисы в Астане и Алматы. Подходим компаниям с реальной деятельностью, сотрудниками и контрагентами, ориентир от 10 млн ₸ оборота в месяц.

Короткие ответы на частые вопросы