Как оформить первого сотрудника в Казахстане и какие налоги платить с зарплаты

Трудовой договор или договор услуг

Если человек работает у вас постоянно, по графику и подчиняется руководителю, это трудовые отношения. Как бы ни назывался договор, оформлять его нужно трудовым.

Договор оказания услуг подходит для разовой или проектной работы с конкретным результатом: сделать сайт, провести аудит склада, перевести документы. Когда «исполнитель по договору услуг» годами приходит в офис к девяти и делает одну и ту же работу, налоговая и трудовая инспекция смотрят на суть. Такой договор могут переквалифицировать в трудовой и доначислить налоги и взносы за весь период.

Оформление по шагам

• Трудовой договор. Письменно или в электронной форме. В нём должность, место работы, оклад, режим и дата начала работы. Оклад за полный месяц не может быть ниже минимальной зарплаты, в 2026 году это 85 000 ₸.
• Приказ о приёме. Издаётся на основании договора. Сотрудника под подпись знакомят с приказом и внутренними правилами.
• Внесение договора в ЕСУТД. ЕСУТД это государственная база, куда работодатель вносит каждый трудовой договор. Срок: не позднее 5 рабочих дней после подписания. С марта 2026 года за невнесение, опоздание или неверные сведения в КоАП появился штраф: для малого бизнеса 60 МРП за первый случай.
• Страхование от несчастных случаев. Обязательный договор страхования работника заключается со страховой компанией. Его чаще всего забывают именно на первом сотруднике, потому что он не связан с налогами.
• Заявление на вычет. Базовый вычет по ИПН применяется только по письменному заявлению работника и только у одного работодателя. Нет заявления — ИПН считается с большей суммы.
• Табель и расчётный лист. С первого месяца ведётся учёт рабочего времени, а сотрудник получает расчётный лист с разбивкой начислений и удержаний.
• Дата выплаты зарплаты. Её фиксируют в трудовом договоре или внутренних правилах. Трудовой кодекс требует платить зарплату не реже раза в месяц и не позднее первой декады следующего месяца. От этой даты зависит и момент, когда возникают налоги и взносы: они привязаны к месяцу выплаты.

Первые две-три недели после выхода сотрудника обычно уходят на то, чтобы всё это сложилось в работающую цепочку. Если сделать её правильно с первого человека, второй и третий оформляются по тому же шаблону за день.

Если сотрудник иностранец, к этому добавляются вопросы миграционного учёта и разрешений. Порядок зависит от страны гражданства, его разбираем отдельно под конкретного человека.

Что удерживается из зарплаты работника

Эти суммы компания вычитает из начисленной зарплаты и перечисляет за сотрудника. На руки человек получает то, что осталось.

Базовый вычет в 2026 году — 30 МРП в месяц, это 129 750 ₸ при МРП 4 325 ₸. При небольшой зарплате ИПН может получиться нулевым.

Прогрессия по ИПН. С новым кодексом к годовому облагаемому доходу свыше 8 500 МРП (36 762 500 ₸) применяется ставка 15%. Для большинства сотрудников это не актуально, для топ-менеджера с высоким окладом — уже да, и считать ИПН ему нужно нарастающим итогом с января.

Что работодатель платит сверху

Эти платежи компания платит из своих денег поверх начисленной зарплаты. Из суммы сотрудника они не удерживаются.

Что поменялось к 2026 году. ОПВР выросли до 3,5% и дальше по графику будут расти. Предел по ООСМС поднялся с 10 до 40 МЗП. Социальный налог теперь 6% и больше не уменьшается на сумму социальных отчислений, это два отдельных платежа.

За некоторых работников часть платежей не начисляется: например, за пенсионеров по возрасту. Это проверяется по каждому человеку до первого расчёта, а не после первой сверки.

Пример расчёта на зарплату 500 000 ₸

*Пример условный: ТОО на общем режиме, сотрудник — резидент Казахстана, написал заявление на вычет, льгот нет.*

Удерживается из зарплаты:

• ОПВ: 500 000 × 10% = 50 000 ₸
• ВОСМС: 500 000 × 2% = 10 000 ₸
• ИПН: (500 000 − 50 000 − 10 000 − 129 750) × 10% = 31 025 ₸
• На руки сотрудник получает 408 975 ₸

Компания платит сверху:

• ОПВР: 500 000 × 3,5% = 17 500 ₸
• СО: (500 000 − 50 000) × 5% = 22 500 ₸
• ООСМС: 500 000 × 3% = 15 000 ₸
• Социальный налог: (500 000 − 50 000 − 10 000) × 6% = 26 400 ₸
• Итого сверху 81 400 ₸

Полная стоимость такого сотрудника для компании — 581 400 ₸ в месяц. Эту цифру, а не оклад, имеет смысл закладывать в бюджет, когда вы решаете, нанимать ли человека и с каким окладом.

На упрощёнке расчёт другой

ТОО на упрощённой декларации социальный налог за работников не платит. Всё остальное начисляется так же: ОПВ, ВОСМС, ИПН, ОПВР, СО, ООСМС. В примере выше компания на упрощёнке заплатила бы сверху 55 000 ₸ вместо 81 400 ₸, и полная стоимость сотрудника составила бы 555 000 ₸.

Для микро- и малого бизнеса на специальных режимах есть ещё единый платёж: одна общая ставка от зарплаты вместо набора отдельных взносов. У него свои ограничения, в том числе по сотрудникам-нерезидентам. Выгоден ли он, зависит от размера зарплат, поэтому оба варианта стоит посчитать на цифрах конкретной компании. Если вы ещё выбираете режим, сравнение есть в статье упрощёнка или ОСНО.

Сроки: что и когда платить и сдавать

С 2026 года форму 200.00 по работникам сдают и компании на упрощёнке: раньше эти суммы отражались в 910.00. Полный календарь форм для ТОО и ИП собран в материале про сдачу налоговой отчётности.

Платежи с зарплаты идут каждый месяц отдельными суммами по разным кодам и получателям. Если перечислить всё одной платёжкой или указать не тот период, деньги повиснут невыясненными, и это всплывёт при квартальной сверке.

Где чаще всего ошибаются на первом сотруднике

• Договор подписан, а в ЕСУТД его нет. Человек уже работает, а в системе не числится. С 2026 года за это штраф.
• Не взяли заявление на вычет. Сотрудник каждый месяц получает меньше, чем мог бы, и через пару месяцев приходит с вопросом.
• Бюджет считали по окладу. Через квартал выясняется, что фонд оплаты труда больше плана: на общем режиме примерно на 16%, на упрощёнке на 11%.
• Штатного человека оформили по договору услуг. Разница во взносах кажется экономией, пока договор не переквалифицировали.

Кадры и зарплата в одном контуре с бухгалтерией

С одним сотрудником кадры выглядят мелочью. С пятью это уже отдельный участок: отпуска, больничные, изменения окладов, увольнения, и у каждого действия свой срок в ЕСУТД. Если кадры ведёт один человек, а налоги другой, расхождения между ними находятся только при сверке.

Поэтому на сопровождении кадры и зарплату удобнее вести в одной связке с бухгалтерией: договор, приказ, ЕСУТД, расчёт, платёжки и 200.00. Владелец согласовывает оклад и дату выхода, а вопрос «внесли ли его в систему» до него не доходит. Какая часть кадровой работы входит в сопровождение, обсуждаем и фиксируем в договоре.

Это имеет смысл для компании, которая нанимает людей под реальную деятельность и растёт. Если вам нужен разовый расчёт для одного подрядчика, проще обойтись консультацией.

Короткие ответы на частые вопросы